Gestionale per il noleggio di auto, furgoni e attrezzature
Un gestionale per il noleggio deve sapere quali mezzi e attrezzature sono liberi, gestire prenotazioni e contratti, fatturare i canoni in automatico e programmare le manutenzioni. Delta Manager unisce risorse prenotabili, contratti e abbonamenti, fatture ricorrenti, interventi e cespiti nello stesso database, da €26 al mese con 6 mesi di prova gratuita.
In breve
- Mezzi e attrezzature come risorse prenotabili, con avviso se sono già impegnati.
- Noleggi lunghi come contratti con fatture ricorrenti emesse da sole.
- Manutenzioni con schede di intervento, foto e firma; mezzi tra i cespiti.
- Cauzioni, chilometraggi e danni: flusso dedicato su misura, se ti serve.
Quali problemi ha chi noleggia?
Il problema centrale è sapere cosa è libero, cosa è fuori e cosa va fatturato. Con un calendario su carta o su un foglio condiviso, prima o poi lo stesso mezzo viene promesso a due clienti.
- Disponibilità di mezzi e attrezzature controllata a telefono o a memoria.
- Noleggi lunghi fatturati a mano ogni mese, con il rischio di dimenticarne qualcuno.
- Contratti in scadenza scoperti quando sono già scaduti.
- Manutenzioni e revisioni seguite su un quaderno, separate dal resto.
- Stato del mezzo al rientro non documentato, e contestazioni difficili da chiudere.
Come si gestiscono questi processi in Delta Manager?
Il noleggio si costruisce con funzioni standard che lavorano insieme: anagrafiche, agenda, risorse, contratti, fatture e interventi condividono gli stessi dati.
| Processo | Come lo gestisci in Delta Manager |
|---|---|
| Parco mezzi e attrezzature | Risorse prenotabili per tipo; articoli con numero di serie o matricola |
| Disponibilità e prenotazioni | Risorse assegnate agli appuntamenti in agenda, con controllo dei periodi già occupati |
| Tariffe | Servizi a listino per giorno, settimana o mese; listini per cliente e prezzi per quantità |
| Preventivo e firma | Preventivo inviato al cliente e firmato online, con notifica alla firma |
| Contratto | Contratto con righe di servizio, data di inizio e fine, stato e avvisi di scadenza |
| Fatturazione periodica | Fatture ricorrenti da modello, emesse alla scadenza e trasmesse allo SDI |
| Incassi | Addebiti SEPA, pagamenti online con carta, scadenzario e solleciti |
| Consegna e rientro | DDT di uscita e rientro; scheda di intervento con foto e firma del cliente |
| Manutenzioni | Schede di intervento per mezzo, con storico, tempi e materiali |
| Valore dei mezzi | Cespiti con piano di ammortamento, creati dalla fattura d'acquisto |
Come si evita di noleggiare due volte lo stesso mezzo?
Registrando ogni mezzo come risorsa prenotabile. Quando crei un appuntamento in agenda per una consegna o un noleggio e ci colleghi la risorsa, il gestionale controlla la disponibilità e segnala se nello stesso periodo è già impegnata. Il calendario mostra a colpo d'occhio cosa è fuori e cosa rientra. Il cliente, l'appuntamento, il preventivo e il contratto stanno nella stessa anagrafica del CRM integrato.
Come si fatturano i noleggi lunghi?
Con un contratto e una fattura ricorrente. Il contratto elenca i servizi noleggiati con le loro date e avvisa quando stanno per scadere, così proponi il rinnovo per tempo. La fattura ricorrente si imposta una volta: alla scadenza il gestionale la emette, anche con convalida automatica, e la invia come fattura elettronica allo SDI. Con l'addebito SEPA l'incasso parte da solo.
Come si seguono manutenzioni e rientri?
Con le schede di intervento. Per ogni mezzo registri il lavoro svolto, i tempi, i materiali e le foto, e lo storico resta sulla scheda. Al rientro, la stessa scheda documenta lo stato del mezzo, con la firma del cliente sul telefono. Con i campi aggiuntivi registri chilometri, ore motore o targa senza bisogno di sviluppo.
Cosa si sviluppa su misura, se serve?
Il noleggio ha regole molto diverse da un'azienda all'altra. Se lo standard non basta, lo sviluppa chi sviluppa il gestionale, con tempi e costi scritti prima. Esempi tipici:
- un planning grafico della flotta con trascinamento delle prenotazioni;
- il flusso di consegna e rientro con cauzione, chilometri, carburante e addebito dei danni;
- la prenotazione online dal sito con disponibilità in tempo reale;
- tariffe stagionali o a scaglioni calcolate in automatico.
Per i progetti più ampi c'è lo sviluppo software su misura, con studio di fattibilità gratuito.
Quanto costa e come si prova?
Da €26 al mese per un utente, IVA esclusa, con tutte le aree incluse e il prezzo che cresce solo con gli utenti. Si prova per 6 mesi con tutte le funzioni, senza carta di credito e senza rinnovo automatico.