Interventi tecnici, ticket e contratti di assistenza
In Delta Manager l'assistenza tecnica si gestisce in un unico posto: i contratti dicono subito se il cliente è coperto, il tecnico compila la scheda di intervento dal telefono e la fa firmare al cliente, i ticket raccolgono le richieste da web, email o interno. L'intervento chiuso diventa fattura con un clic. Tutto è compreso in ogni piano.
In breve
- Contratti di assistenza con servizi compresi, validità, scadenze e rinnovi.
- Schede di intervento compilate dal telefono, con foto e firma del cliente sullo schermo.
- Ticket aperti da pagina web, email o dall'interno, assegnati e seguiti fino alla chiusura.
- Dall'intervento alla fattura con un clic, e l'elenco di ciò che non hai ancora fatturato.
Cosa serve per gestire bene l'assistenza tecnica?
Servono tre cose: non dimenticare un intervento, non dimenticare di fatturarlo e sapere in un secondo cosa è stato fatto l'ultima volta da quel cliente. Quando le richieste arrivano al telefono, i rapportini sono di carta e i contratti stanno in una cartella, almeno una delle tre salta.
In Delta Manager contratti, richieste, interventi e fatture stanno nello stesso gestionale, collegati al cliente. Chi risponde vede tutto lo storico, il tecnico arriva preparato e l'amministrazione sa cosa fatturare.
Come funzionano i contratti di assistenza?
Ogni contratto elenca i servizi compresi e la loro validità. Quando arriva una richiesta sai subito se il cliente è coperto, e chi risponde lo dice con sicurezza invece di dover chiedere all'ufficio. Le scadenze e i rinnovi vengono segnalati in tempo, così i contratti si rinnovano invece di perdersi per strada.
Se il contratto prevede un canone, la fattura ricorrente parte da sola alla cadenza stabilita. Gli interventi coperti si imputano al contratto; quelli fuori contratto si fatturano a parte.
Come si compila una scheda di intervento?
Il tecnico la compila presso il cliente, dal telefono, con l'app mobile di Delta Manager. La scheda ha righe datate con durata e descrizione del lavoro, i materiali usati e le foto. A lavoro finito il cliente firma sullo schermo e riceve la sua copia; la firma si può raccogliere anche online, con un collegamento.
Niente rapportini di carta da consegnare in ufficio, da decifrare o da ritrovare. L'intervento è chiuso e documentato nel momento in cui finisce, e chi interviene la volta successiva sa cosa è stato fatto prima.
Interventi che si ripetono
Per i lavori ricorrenti, come i controlli periodici, si parte da un modello di intervento già impostato. Ogni intervento si collega al contratto e, se fa parte di un lavoro più grande, alla commessa: così le ore dei tecnici entrano anche nel margine del lavoro.
Il magazzino sul furgone
Il furgone di ogni tecnico può essere gestito come un magazzino: il materiale usato negli interventi si scarica da lì e il reintegro viene segnalato. Il tecnico parte con ciò che serve e i materiali usati finiscono sempre in fattura.
Come funzionano i ticket?
Ogni richiesta diventa un ticket registrato, assegnato e seguito fino alla chiusura. Il cliente lo apre da una pagina web pubblica o scrivendo alla casella dell'assistenza; i colleghi lo aprono dall'interno. La conversazione con il cliente resta dentro il ticket, con notifiche email a ogni risposta.
| Dato del ticket | A cosa serve |
|---|---|
| Tipo, categoria e gravità | Distinguere un guasto bloccante da una domanda |
| Assegnatario | Sapere chi se ne sta occupando |
| Stato | Vedere cosa è aperto, in lavorazione o chiuso |
| Conversazione | Tutta la storia con il cliente in un posto solo |
| Tempi di lavorazione | Misurare quanto tempo richiede ogni richiesta |
| Collegamenti | Contratto, commessa e intervento che ha risolto il problema |
Le soluzioni ai problemi ricorrenti si scrivono una volta nella base di conoscenza e vengono suggerite a chi risponde. Il problema risolto ieri si risolve oggi in un minuto, anche se a rispondere è un collega arrivato da poco.
Come si passa dall'intervento alla fattura?
Con un clic. L'intervento chiuso diventa fattura con ore e materiali già compilati, oppure viene imputato al contratto se è coperto. Il gestionale ti mostra l'elenco degli interventi non ancora fatturati, così nessun lavoro resta senza conto e la fattura parte il giorno stesso, non dopo settimane.
La fattura è elettronica e va allo SDI dallo stesso gestionale, senza portali esterni. Incasso e scadenza finiscono nello scadenzario come per qualsiasi altra fattura.
Per chi è pensata questa gestione?
Per chiunque mandi persone dai clienti o risponda a richieste di assistenza: installatori e manutentori di impianti, assistenza su macchine e attrezzature, servizi informatici, aziende di servizi con contratti annuali. Se lavori anche per cantieri e commesse, trovi un approfondimento nella pagina su edilizia e impianti.
Se invece ricevi poche richieste e non hai tecnici fuori sede, probabilmente ti bastano i ticket: non sei obbligato a usare tutto, e le funzioni che non ti servono restano semplicemente spente.
Quanto costa?
Assistenza e interventi sono una delle 14 aree di Delta Manager e sono comprese in ogni piano, insieme all'app mobile, alla fatturazione elettronica, al magazzino, al cloud e ai backup. Non paghi un modulo per i ticket, uno per i tecnici e uno per l'app: il prezzo dipende solo dal numero di utenti, a partire da 26 € al mese.
Puoi provarlo gratis per 6 mesi con tutte le funzioni, senza carta di credito e senza rinnovo automatico. Fai compilare una scheda a un tuo tecnico durante un intervento vero: in dieci minuti capisci se fa al caso tuo.