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Delta Manager · note spese

Note spese e rimborsi chilometrici, dal giustificativo al rimborso

In Delta Manager il dipendente inserisce le note spese per tipo, con IVA e giustificativo allegato. Per i chilometri bastano partenza e destinazione: distanza e rimborso sono calcolati da soli, con il percorso allegato. Il responsabile approva, il rimborso viene registrato in contabilità e la spesa può essere imputata a una commessa.

Di David Castagnaro, Delta Software · aggiornato il

In breve

  • Righe per tipo di spesa, con IVA e allegato del giustificativo.
  • Rimborso chilometrico da mappa, anche con più tappe.
  • Approvazione del responsabile e registrazione in contabilità.
  • Imputazione alla commessa per sapere quanto costa davvero un lavoro.

Come funziona una nota spese, passo per passo?

  1. Inserimento. Il dipendente aggiunge le righe e allega il giustificativo di ciascuna.
  2. Chilometri. Per gli spostamenti indica il percorso: distanza e importo sono calcolati.
  3. Approvazione. Il responsabile controlla e approva.
  4. Rimborso. L'amministrazione paga, anche più note spese in una sola operazione.
  5. Contabilità. La registrazione è collegata al rimborso.

Cosa cambia rispetto al foglio Excel?

Con il foglio di calcoloCon Delta Manager
Scontrini consegnati in busta a fine meseGiustificativo allegato alla riga
Chilometri dichiarati a memoriaPercorso calcolato e allegato
Approvazione via emailApprovazione tracciata nel gestionale
Registrazioni contabili a manoRimborso già registrato
Costo non attribuitoSpesa imputata alla commessa

Dove si collegano le note spese?

Fanno parte delle risorse umane, insieme a ferie e permessi. Le imputazioni alimentano commesse e margini, e i rimborsi passano dalla contabilità.

Domande frequenti

Le domande che ci fanno su questo tema.

Indichi partenza, destinazione ed eventuali tappe intermedie: il gestionale calcola la distanza dalla mappa e l'importo in base alla tariffa del veicolo. Il percorso viene allegato alla nota spese come giustificativo. Così non si dichiarano più chilometri a memoria e chi approva vede subito il tragitto.

Il responsabile del dipendente. La nota spese passa dall'approvazione prima del rimborso, e dalla schermata di approvazione si vedono le righe, gli importi e i giustificativi allegati. Dopo l'approvazione si procede al rimborso, che viene registrato anche in contabilità.

Sì. Il pagamento unificato permette di rimborsare più note spese con una sola operazione, invece di fare un bonifico per ciascuna. Se una spesa è legata alla fattura di un fornitore, per esempio quella di un albergo, le due si possono collegare tra loro.

Sì. Ogni spesa può essere imputata alla commessa per cui è stata sostenuta, e così entra nel calcolo di costi e margini del progetto. Trasferte, pasti e chilometri legati a un cantiere o a un cliente smettono di essere un costo generico e diventano un costo attribuito.

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Partita doppia

Cos'è la partita doppia: il metodo contabile per cui ogni operazione si registra in dare e in avere, con un esempio semplice.

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