Commesse e progetti: attività, ore, costi e margini
In Delta Manager una commessa raccoglie tutto ciò che riguarda un lavoro: preventivi, ordini, acquisti, ore, spese, interventi e fatture. Le attività hanno date, ore previste e persone assegnate, le ore segnate diventano costo e il margine si legge in tempo reale, mentre il lavoro è ancora in corso. È compreso in ogni piano, senza moduli a parte.
In breve
- Una commessa raccoglie preventivi, ordini, acquisti, ore, spese, interventi e fatture dello stesso lavoro.
- Le attività hanno date, ore previste, avanzamento e persone assegnate, con il diagramma di Gantt.
- Le ore segnate diventano costo: il margine si vede mentre lavori, non a fine lavoro.
- La commessa si fattura a corpo, con acconti e saldo, oppure a ore.
- È compresa in ogni piano di Delta Manager, senza moduli da comprare a parte.
A cosa serve gestire le commesse nel gestionale?
Serve a rispondere in qualunque momento a una domanda: quanto sta guadagnando questo lavoro? Se preventivo, acquisti, ore e fatture stanno in programmi diversi, la risposta arriva solo a fine lavoro, dopo aver incrociato fogli di calcolo. Quando tutto è collegato alla stessa commessa, il conto è sempre pronto.
Cosa sia una commessa lo decidi tu: un cantiere, un impianto da installare, una consulenza annuale, un ordine importante, un evento. Ogni commessa ha cliente, date, budget, stato, un responsabile e i partecipanti.
Cosa si collega a una commessa?
Si collega ogni documento che riguarda quel lavoro, e dalla scheda della commessa li vedi tutti insieme.
| Cosa colleghi | Da dove arriva | Cosa ti dice |
|---|---|---|
| Preventivi e ordini | Vendite e CRM | Quanto hai venduto e a quali condizioni |
| Acquisti | Ordini e fatture dei fornitori | Quanto hai speso in materiali e lavorazioni |
| Ore lavorate | Fogli ore delle persone | Quanto tempo ha assorbito il lavoro |
| Note spese | Trasferte e spese dei dipendenti | Costi di viaggio e vitto imputati al lavoro |
| Interventi | Assistenza e interventi | Il lavoro dei tecnici presso il cliente |
| Fatture | Fatturazione | Quanto hai già fatturato e quanto resta |
Come si pianificano le attività?
Si scompone il lavoro in attività, ognuna con date, ore previste, avanzamento e persone assegnate. L'avanzamento della commessa si calcola da quello delle sue attività, e il diagramma di Gantt mostra tutto sulla linea del tempo. Nell'elenco delle attività vedi subito chi se ne occupa, che sia un collega interno o un collaboratore esterno.
Per i lavori che si ripetono parti da un modello di progetto: la nuova commessa nasce già organizzata, con le attività che hai imparato a prevedere nelle volte precedenti.
Il programma di lavoro di ogni persona
Compiti, richieste di assistenza, appuntamenti e lavorazioni di ogni persona finiscono in un unico cronoprogramma, con un Gantt per persona e uno per cliente. Quando assegni una nuova attività il gestionale propone la prima data utile della persona scelta. Il responsabile vede in anticipo le scadenze a rischio e chi è sovraccarico, e può riordinare le priorità per scadenza o per importanza.
Come si misurano ore e costi?
Ognuno segna le proprie ore sulle attività, con fogli ore per giorno o per settimana, dal computer o dall'app mobile. Il tempo può anche essere rilevato mentre si lavora, senza compilare nulla a fine giornata. Le ore diventano costo della commessa e si confrontano con quelle previste: sai di quanto hai sforato e su quale attività.
Il tempo è spesso il costo più grande di un lavoro e il meno visibile. Misurarlo serve anche dopo: le stime dei lavori futuri si basano su quanto è successo davvero, e i preventivi diventano più precisi.
Come si legge il margine di commessa?
In un'unica schermata: ricavi, costi di materiali, acquisti, ore e spese, margine e confronto con il budget. I numeri arrivano dai documenti già collegati, quindi non c'è niente da ricopiare. Anche il costo dei materiali prelevati dal magazzino entra nel margine.
Il vantaggio è il momento in cui lo scopri. Se un lavoro sta andando in perdita lo vedi mentre è in corso, quando puoi ancora correggere la rotta, e non a consuntivo, quando resta solo da prenderne atto.
Come si fattura una commessa?
Hai due strade, e la scegli commessa per commessa:
- A corpo: fatture di acconto durante il lavoro e saldo alla fine.
- A ore: la fattura nasce dal tempo registrato sulle attività, così tutto il lavoro svolto arriva in fattura.
In entrambi i casi la fattura è elettronica e parte verso lo SDI dallo stesso gestionale. Il cliente riceve un conto chiaro e documentato, e tu sai sempre quanto della commessa è già stato fatturato.
Cosa succede in automatico?
Le commesse possono gestirsi in buona parte da sole. Puoi attivare questi passaggi automatici:
- La trattativa si aggiorna dai preventivi inviati.
- Alla firma del preventivo la commessa si apre da sola.
- Le attività vengono create a partire da ciò che è stato venduto.
- Ogni mattina, se vuoi, ciascuno riceve il promemoria delle attività scadute.
- A lavoro finito il gestionale propone la chiusura e segnala cosa resta in sospeso.
Il lavoro parte subito dopo la vendita, senza che qualcuno debba ricordarsi di avvisare il reparto tecnico.
Computo metrico per edilizia e impianti
Per chi lavora per misurazioni c'è anche il computo metrico: il preventivo si costruisce per capitoli, con le quantità calcolate dalle misure e i subtotali. Dal computo approvato nascono l'ordine del cliente e gli ordini ai fornitori. Ne parliamo nella pagina dedicata a edilizia e impianti.
Quanto costa la gestione commesse in Delta Manager?
Non ha un prezzo a sé. Progetti e commesse sono una delle 14 aree di Delta Manager e sono comprese in ogni piano, dal Personal da 26 € al mese per un utente fino all'Enterprise, insieme a fatturazione elettronica, magazzino, assistenza tecnica, risorse umane, app mobile, cloud e backup. Il prezzo cambia solo con il numero di utenti e con quanto vuoi essere seguito dal nostro team.
Puoi provarlo gratis per 6 mesi, con tutte le funzioni, senza carta di credito e senza rinnovo automatico. Il modo migliore è caricare una commessa vera e vedere se il margine che ti mostra corrisponde a quello che avevi stimato.