Sito ed e-commerce collegati al gestionale: come funziona
Un sito o un e-commerce collegato al gestionale legge da lì catalogo, prezzi e giacenze e gli invia ordini e clienti, in automatico. Così non vendi merce che non hai, non ricopi gli ordini a mano e il magazzino si aggiorna da solo. Il collegamento si fa con API e webhook, o con un sito che usa lo stesso database.
In breve
- Il gestionale è la fonte unica di articoli, prezzi e giacenze; il sito li legge da lì.
- Gli ordini online entrano nel gestionale da soli e scalano il magazzino.
- Il collegamento si fa con API REST e webhook, o con file periodici.
- Nei portali per rivenditori ogni cliente vede il suo listino e ordina in autonomia.
Come funziona un sito collegato al gestionale?
Funziona con un principio semplice: ogni dato ha una sola fonte. Articoli, prezzi e giacenze nascono nel gestionale e il sito li mostra. Ordini e nuovi clienti nascono sul sito e passano al gestionale. Nessuno li ricopia: lo scambio avviene in automatico, al momento o a intervalli brevi.
Quali dati passano dal gestionale al sito, e quali al contrario?
| Dato | Direzione | Cosa smetti di fare a mano |
|---|---|---|
| Articoli, descrizioni e varianti | Gestionale → sito | Caricare i prodotti due volte |
| Prezzi e listini | Gestionale → sito | Aggiornare i prezzi online dopo ogni variazione |
| Giacenze | Gestionale → sito | Togliere a mano i prodotti esauriti |
| Ordini | Sito → gestionale | Ricopiare gli ordini ricevuti per email |
| Clienti | Sito → gestionale | Creare l'anagrafica prima di fatturare |
| Stato dell'ordine e spedizione | Gestionale → sito | Rispondere a «dov'è il mio ordine?» |
| Fatture e DDT | Gestionale → portale | Inviare copie dei documenti su richiesta |
Cosa cambia nel lavoro di tutti i giorni?
Cambia che l'ordine online segue lo stesso percorso di quello preso al telefono. Entra nel gestionale, impegna la merce, viene preparato e spedito, genera il DDT e la fattura. Il magazzino è uno solo: se vendi lo stesso articolo in negozio, online e ai rivenditori, la giacenza è sempre quella vera. Tutto questo si appoggia alla gestione del magazzino, con giacenze in tempo reale anche su più depositi.
- Non vendi più articoli esauriti, perché la disponibilità sul sito viene dal gestionale.
- Non sbagli più prezzi, perché il listino è uno.
- Non ricopi più ordini, quindi spariscono gli errori di battitura su quantità e indirizzi.
- Vedi vendite online e tradizionali negli stessi report.
Come si collegano tecnicamente sito e gestionale?
Ci sono tre strade, dalla più semplice alla più completa:
- Esportazione periodica di file. Il gestionale esporta catalogo e giacenze, il sito li importa a orari fissi. Semplice, ma i dati sono aggiornati solo a ogni passaggio.
- API e webhook. Il sito legge e scrive nel gestionale tramite API; i webhook avvisano il sito quando qualcosa cambia, per esempio una giacenza o lo stato di un ordine. È la soluzione più diffusa per un e-commerce.
- Sito e portale dentro il gestionale. Il sito usa direttamente il database del gestionale: non c'è niente da sincronizzare perché i dati sono gli stessi.
Delta Manager supporta tutte e tre: strumenti di importazione ed esportazione, API REST e webhook per i collegamenti, e un'area Sito web e portale clienti con funzioni da CMS e un portale dove clienti e fornitori consultano documenti e ordini in autonomia. I dettagli sono nella pagina su API e integrazioni.
Quali errori evitare?
- Due fonti per lo stesso dato: se i prezzi si modificano sia nel sito sia nel gestionale, prima o poi divergono.
- Sincronizzazioni troppo rade: aggiornare le giacenze una volta al giorno va bene per un catalogo lento, non per articoli che si esauriscono in poche ore.
- Catalogo disordinato: codici doppi, descrizioni incomplete e varianti gestite come articoli separati si portano dietro i loro problemi anche sul sito.
- Nessun controllo degli errori: se un ordine non passa al gestionale, qualcuno deve saperlo subito.
E il portale per i rivenditori?
Un portale B2B è un'area riservata in cui ogni rivenditore vede il suo listino, ordina in autonomia e consulta i propri documenti, senza passare dal tuo ufficio. Funziona bene solo se è collegato al gestionale: i listini personalizzati, le condizioni di pagamento e le giacenze devono essere quelli veri, e gli ordini devono entrare direttamente in magazzino.
Da dove si comincia?
- Decidi qual è la fonte di ogni dato: di solito il gestionale per articoli, prezzi e giacenze.
- Sistema il catalogo nel gestionale: codici, descrizioni, varianti, prezzi.
- Scegli il tipo di collegamento in base a quanti ordini ricevi e a quanto spesso cambiano i dati.
- Prova il flusso completo con un ordine di test, dal sito alla fattura.
Delta Software realizza siti, e-commerce e portali B2B collegati al gestionale e a magazzino e logistica, con attenzione a velocità e SEO tecnica. Se usi già Delta Manager, il catalogo e il magazzino ci sono già: si parte da lì. Il gestionale si prova gratis per 6 mesi, senza carta di credito, quindi puoi preparare il catalogo prima ancora di progettare il sito.