Come automatizzare preventivi ed email con un agente AI
Per automatizzare preventivi ed email con un agente AI dai all'agente accesso a listino, anagrafiche e modello di preventivo, scrivi le regole di prezzo e sconto, e fallo lavorare in bozza: legge la richiesta, compila il preventivo, prepara l'email con l'allegato e te la consegna da rileggere. L'invio resta a una persona.
In breve
- L'agente legge la richiesta, compila il preventivo e prepara l'email con l'allegato.
- Gli servono listino, anagrafiche, modello e regole scritte.
- Lavora in bozza: l'invio al cliente resta a una persona.
- Si parte dai preventivi standard, poi si estende.
Cosa vuol dire automatizzare i preventivi con un agente AI?
Vuol dire affidare all'agente il lavoro di preparazione: leggere la richiesta, trovare il cliente, prendere i prezzi giusti, compilare il documento e scrivere l'email di accompagnamento. La persona non parte più da un foglio vuoto: riceve una bozza completa, la controlla e la invia. A differenza di un chatbot, l'agente non si limita a suggerire un testo, ma esegue tutti i passaggi; la differenza è spiegata nella guida agente AI aziendale: cosa fa davvero.
Cosa ti serve prima di cominciare?
| Cosa | Perché serve | Dove si trova di solito |
|---|---|---|
| Listino aggiornato | I prezzi devono venire da una fonte sola | Gestionale o foglio di calcolo |
| Anagrafiche clienti | Ragione sociale, indirizzi, condizioni di pagamento | Gestionale o CRM |
| Modello di preventivo | Aspetto e testi uguali per tutti | File di modello o gestionale |
| Regole commerciali | Sconti, minimi, tempi di consegna, validità dell'offerta | Spesso solo nella testa del commerciale: vanno scritte |
| Esempi di email | Il tono con cui scrivi ai clienti | Posta inviata |
Come si automatizzano preventivi ed email, passo per passo?
- Scegli i preventivi da automatizzare. Parti da quelli standard: stessi prodotti o servizi, prezzi a listino, sconti prevedibili. Lascia fuori per ora i progetti su misura.
- Scrivi le regole commerciali. Quale listino per quale cliente, quando si applica uno sconto e fino a quanto, validità dell'offerta, condizioni di pagamento e di consegna.
- Collega le fonti dei dati. Dai all'agente accesso in lettura a listino e anagrafiche, per esempio dal gestionale, e alla cartella con il modello di preventivo.
- Definisci come arrivano le richieste. Una casella email dedicata, un messaggio in chat o una richiesta di un collega: l'agente deve sapere dove guardare.
- Fai generare il preventivo dal modello. L'agente compila righe, quantità, prezzi e totali, applica le regole e salva il documento.
- Fai preparare l'email in bozza. Testo di accompagnamento nel tuo tono, preventivo allegato, destinatario giusto. Nessun invio automatico.
- Rileggi e approva. La persona controlla prezzi, sconti e testo, corregge se serve e invia. Ogni correzione diventa un'istruzione più precisa per l'agente.
- Programma i promemoria. L'agente può ricordarti a orari fissi i preventivi inviati e ancora senza risposta, così nessuno resta senza seguito.
- Estendi gradualmente. Quando i preventivi standard escono corretti in modo costante, aggiungi casi più complessi o altri processi.
Quali preventivi conviene automatizzare per primi?
Quelli frequenti e ripetitivi. Se metà dei tuoi preventivi riguarda gli stessi venti articoli o servizi, con sconti che seguono sempre le stesse regole, sono loro il punto di partenza. I preventivi su misura, che richiedono un sopralluogo o un calcolo tecnico, restano a una persona: l'agente può comunque aiutare raccogliendo i dati del cliente, cercando preventivi simili già fatti e preparando la struttura del documento. Misura il tempo che dedichi oggi a un preventivo standard: è il numero con cui confronterai il risultato.
Quali controlli tenere?
- Invio umano: l'agente prepara, la persona invia. È il controllo più semplice ed efficace.
- Limiti sugli sconti: oltre una soglia decisa da te, il preventivo va segnalato e non solo preparato.
- Accessi minimi: l'agente legge listino e anagrafiche, non deve poter modificare prezzi o cancellare clienti.
- Ambiente separato: i dati della tua azienda non devono stare insieme a quelli di altri.
Come si fa con AutoMate?
AutoMate segue esattamente questo schema. A una richiesta come «Prepara il preventivo per il cliente Rossi e mandamelo in bozza via email» risponde eseguendo i passaggi: recupera anagrafica e listino dal gestionale, genera il documento dal modello aziendale, compila l'email in bozza con l'allegato e ti avvisa che è pronta da rileggere.
Lavora entro gli strumenti che autorizzi, ricorda clienti e preferenze tra una sessione e l'altra, e con lo scheduler può ripetere compiti a orari fissi. Le skill su misura servono proprio a insegnargli il tuo modo di fare preventivi e documenti. Si attiva in pochi giorni, senza installazioni, e il piano Starter costa 89 € al mese.
Se usi Delta Manager, i preventivi nascono già nel gestionale da modelli personalizzabili, collegati all'anagrafica del cliente nel CRM, e quando il cliente accetta diventano ordine e poi fattura senza ricopiare nulla.
Il modo più rapido per capire se funziona per te è la demo gratuita di 20 minuti: si fa su un tuo processo reale, per esempio proprio i preventivi, senza carta di credito.