Cambiare gestionale senza fermare l'azienda
Per cambiare gestionale senza fermarti scegli una data di passaggio a inizio mese o trimestre, migra prima anagrafiche, articoli e listini, poi giacenze, documenti aperti e scadenze, e lascia lo storico in archivio. Prova il nuovo sistema in parallelo con dati veri, forma le persone e spegni il vecchio solo a passaggio verificato.
In breve
- Scegli una data di passaggio a inizio mese, trimestre o anno.
- Migra solo i dati che servono a lavorare: anagrafiche, articoli, giacenze, documenti aperti, scadenze.
- Lo storico si archivia, non si ricopia.
- Prova il nuovo gestionale in parallelo e spegni il vecchio solo a verifica fatta.
Quando conviene cambiare gestionale?
Conviene quando il gestionale che hai ti costa più lavoro di quanto te ne risparmia. I segnali tipici:
- usi due o tre programmi più un foglio di calcolo per cose che dovrebbero stare insieme;
- ogni nuova esigenza, come il magazzino o il CRM, è un modulo da comprare a parte;
- l'assistenza risponde tardi o fattura ogni chiamata;
- il contratto si rinnova da solo e non sai più perché lo paghi.
Prima di decidere, controlla le condizioni di uscita del contratto attuale: preavviso di disdetta, costi di chiusura e modalità di esportazione dei dati. La checklist completa è nella guida gestionale cloud senza vincoli.
Quali dati migrare e quali lasciare in archivio?
Migra quello che ti serve per lavorare dal giorno del passaggio; archivia il resto. Ricopiare dieci anni di storico è costoso e quasi mai utile.
| Dato | Cosa fare | Nota |
|---|---|---|
| Clienti e fornitori | Migrare | Pulisci i doppioni e controlla partite IVA, codici destinatario e PEC |
| Articoli e listini | Migrare | Elimina gli articoli non movimentati da anni |
| Giacenze | Migrare alla data di passaggio | Meglio dopo un inventario fisico |
| Ordini e preventivi aperti | Migrare | Solo quelli ancora da evadere o in trattativa |
| Scadenzario | Migrare | Fatture non ancora incassate o pagate |
| Saldi contabili | Riportare come apertura | Più semplice a inizio esercizio |
| Fatture chiuse degli anni passati | Archiviare | Conserva PDF e XML in un archivio consultabile |
Come si cambia gestionale, passo per passo?
- Scegli la data di passaggio. L'inizio di un mese o di un trimestre semplifica IVA, giacenze e scadenze; l'inizio dell'esercizio semplifica anche la contabilità.
- Fai l'elenco dei dati e di chi li usa. Per ogni area, come vendite, acquisti, magazzino e contabilità, segna quali dati servono e chi li inserisce oggi.
- Pulisci i dati nel vecchio sistema. Togli doppioni, completa i campi obbligatori, chiudi i documenti rimasti aperti per errore. È il passo che fa risparmiare più tempo dopo.
- Esporta in formati standard. Anagrafiche e articoli in CSV o foglio di calcolo, fatture elettroniche in XML. Verifica che i file si aprano e siano completi.
- Importa nel nuovo gestionale in prova. Carica prima anagrafiche, articoli e listini, poi giacenze, documenti aperti e scadenze. Controlla un campione di record a mano.
- Configura documenti e numerazioni. Modelli di preventivo, ordine, DDT e fattura con il tuo logo e i tuoi testi; numerazioni che proseguono quelle del vecchio sistema.
- Lavora in parallelo per un periodo. Registra le stesse operazioni nei due sistemi, oppure ripeti nel nuovo un mese già chiuso, e confronta fatturato, giacenze e scadenze.
- Forma le persone sul loro lavoro. Ognuno impara le operazioni che fa ogni giorno, con i dati veri, non un corso generale su tutto il programma.
- Passa al nuovo gestionale alla data fissata. Rifai l'importazione finale delle giacenze e dei documenti aperti, poi da quel giorno si lavora solo nel nuovo.
- Archivia e poi disdici il vecchio. Esporta l'archivio completo e disdici il contratto solo dopo aver chiuso il primo periodo completo nel nuovo sistema.
Quanto tempo serve?
Per un'azienda con pochi utenti e dati ordinati, di solito bastano poche settimane, compreso il periodo in parallelo. A far durare un progetto mesi non è l'importazione, ma la pulizia di dati disordinati e la formazione rimandata. Con più sedi, magazzini o produzione servono più verifiche, ma l'ordine dei passi resta lo stesso.
Come si cambia gestionale passando a Delta Manager?
Il nuovo ambiente si attiva in pochi minuti e la prova gratuita dura 6 mesi, con tutte le funzioni e senza carta di credito: abbastanza per importare i tuoi dati, lavorare in parallelo e chiudere più di un periodo prima di pagare.
- L'assistente di importazione carica anagrafiche, articoli e altri dati da file.
- Le fatture elettroniche in formato XML si possono importare nel gestionale.
- Le API REST permettono importazioni più complesse o collegamenti con i software che restano in uso: ne parliamo nella pagina su API e integrazioni.
- Se ti serve aiuto, paghi il tempo effettivo: assistenza 40 € l'ora, formazione 25 € l'ora, sviluppo 60 € l'ora, a quarti d'ora. Con il livello Assisted un monte ore annuo è già compreso nel canone.
Tutte le 14 aree sono comprese in ogni piano, quindi non devi decidere in anticipo quali moduli comprare: migri quello che usi oggi e attivi il resto quando serve. Le funzioni sono descritte nella pagina di Delta Manager.